6 шагов, чтобы упорядочить ваши документы и убрать беспорядок на столе

При работе с документами важно организовать офисное пространство таким образом, чтобы поддерживать вашу продуктивность и повышать эффективность. В этой статье рассматриваются методы создания системы хранения деловых бумаг с помощью папок-регистраторов, которые можно приобрести на сайте papermarket.com.ua.6 шагов, чтобы упорядочить ваши документы и убрать беспорядок на столе

Как организовать документы

Следующие шаги помогут вам в сортировке, категоризации и хранении ваших бумажных документов, а также позволят разработать эффективную организационную систему:

  • Разделяйте документы по типам.
  • Используйте хронологический и алфавитный порядок.
  • Организуйте место для хранения документов.
  • Применяйте цветовую кодировку.
  • Пометьте свою систему.
  • Избавьтесь от ненужных бумаг.

Давайте рассмотрим каждый из этих шагов более подробно, чтобы вы могли применить эту простую организационную систему на своем рабочем месте.

Разделяйте документы по типу

Отсортируйте свои деловые бумаги по категориям, таким как отчеты, клиентские документы или счета-фактуры. Вы можете дополнительно разделить каждую категорию на подтипы. Например, отсортировать клиентские документы по каждому клиенту, прежде чем организовывать отдельные листы в отчеты, корреспонденцию и многое другое. Эта многоуровневая стратегия сортировки поможет вам определить, какие бумаги хранить и упорядочить для облегчения доступа.

Если вы обнаружите документы, не попадающие в основные категории, сделайте стопку «Разное», и не забудьте про отдельную пачку листов, которые вы собираетесь уничтожить. Начните с простого просмотра и категоризации ваших бумаг, чтобы начать процесс регистрации.

Используйте хронологический и алфавитный порядок

Некоторые документы имеют отметку времени и дату, чтобы отслеживать действия и решения в компании. После разделения по типу и подтипу рассмотрите возможность сортировки каждого документа в хронологическом порядке, если это возможно. Например, если вы сортируете документацию по клиентам, попробуйте размещать датированные бумаги в порядке от самых новых к самым старым, чтобы самые свежие были впереди.

Вы также можете упорядочить недатированные документы по важности или по частоте их использования. Наконец, примените метод упорядочивания бумаг по алфавиту, прежде чем помещать их в папку-регистратор для хранения. Вы можете расположить их в алфавитном порядке по имени клиента или по основным категориям, таким как счета или отчеты.

Какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что вы выбрали систему, которая кажется естественной и вписывается в ваш текущий рабочий процесс.

Организуйте свое место для хранения документов

Шкафы и полки могут предложить настраиваемое пространство для хранения. Используйте папки-регистраторы для хранения групп документов в зависимости от их типа и подтипа. Вы можете продолжать использовать хронологический или алфавитный порядок при размещении папок в шкафах или на полках. Например, вы можете отсортировать в алфавитном порядке по имени клиента или в хронологическом порядке по самому последнему добавленному клиенту. Хранение документов в папках помогает освободить стол для более эффективного выполнения задач.

Подумайте о приобретении многоярусного органайзера для бумаг, который можно разместить на рабочем столе, чтобы систематизировать те, что вы используете регулярно. Например формы, которые нужно заполнять каждый день. Каждой полочке можно присвоить определенный тип или подтип для сохранения категоризации. Вы также можете использовать отдельную полку, чтобы упростить процесс подачи новых документов. Разделите новые бумаги на несколько основных категорий и поместите их на соответствующий ярус. Этот метод способен упростить задачу, если позже вы будете отправлять их в архив.

Пользуйтесь цветовым кодом 

Визуальные метки, такие как цветные разделители, позволят сэкономить ваше время при просмотре документации. Вы можете использовать папки регистраторы разного цвета для различных типов и подтипов бумаг. С помощью любой из этих опций вы можете создать разноцветную систему, чтобы отслеживать цвет, присвоенный категории документа.

Обозначьте свою систему

Маркировка категорий деловых бумаг может помочь вам быстро определить искомую папку. Папки регистраторы поставляются с уже готовыми ярлыками.

Вы можете написать названия на них маркером. И еще больше оптимизировать свою систему этикетирования, используя чернила разного цвета, соответствующие цветовой кодировке.

Производители этикеток также предлагают вам быстро распечатать отдельные наклейки. Этот инструмент особенно полезен при маркировке полки или шкафа для хранения документов, а также при необходимости замены текущих наклеек на новые.

Избавьтесь от ненужных бумаг

Создание организованной системы хранения документов позволит вам найти способы сократить объем хранимой вами документации. Утилизируйте документы, которые больше не актуальны, чтобы уменьшить беспорядок, или уничтожьте их для дополнительной безопасности.

Подумайте о том, чтобы поставить возле своего стола небольшую мусорную корзину для документов, которые вы хотите уничтожить. Регулярное избавление от ненужных бумаг поможет поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.

Вывод

Хотя создание системы навигации по документам может показаться сложным, вы можете добиться устойчивого прогресса, если будете следовать этому процессу и сосредотачиваться на каждом шаге. Установив определенные процедуры, вы сможете оптимизировать рабочий процесс, снизить стресс и повысить производительность, используя папки регистраторы, цена на которые в Киевском интернет-магазине канцтоваров Papermarket доступна каждому бюджету.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментарии: 1
  1. Сергей

    Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь. Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике. То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки. Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью — только полезная разминка.

Добавить комментарий