Автоматизація процесів — кому вона потрібна, та хто її проводить

автоматизація бізнесуУ сучасному динамічному світі, де кожна хвилина на рахунку, ефективність і оптимізація стають ключовими факторами успіху для будь-якого бізнесу. Автоматизація бізнес-процесів виходить на передній план як стратегічне рішення, що дозволяє компаніям максимізувати свою продуктивність, знижувати витрати та підвищувати якість послуг і товарів. Але що стоїть за цим трендом, що таке автоматизація бізнес-процесів, навіщо її впроваджувати в бізнес і на які результати чекати — розповідаємо у статті разом із фахівцями компанії “СТ центр”, оф. сайт https://stcentr.com.ua/.

Що таке автоматизація бізнес-процесів і для чого вона потрібна

Автоматизація процесів — окремий випадок оптимізації. Вона допомагає бізнесу заощаджувати на рутині роботі. Алгоритми виконують завдання, що повторюються, швидше, і у команди залишається більше часу на інші справи.

Наприклад, за допомогою програмного модулю “M.E.Doc Зарплата” https://stcentr.com.ua/medoc-zarplata/ можна автоматизувати процес розрахунку та обліку заробітної плати, а також керувати всіма аспектами кадрового обліку. Звичайно можна фіксувати все в зошиті, а розрахунки проводити на калькуляторі, але використовувати програми зручніше. Вони самостійно опрацюють всі необхідні операції, підтягнуть дані, складуть звіти до податкової… У цьому є суть автоматизації. Це впровадження софту, який допомагає виконувати рутинні завдання швидше, продуктивніше та ефективніше.

Розберемо, як працює автоматизація, з прикладу продажів на маркетплейсах. У менеджерів багато рутинних завдань – наприклад, передзвонити клієнту, відстежити оплату, перевірити товар на складі, надрукувати наклейки, запакувати замовлення. Автоматизація зведе кількість таких операцій до мінімуму. Після отримання замовлення менеджеру залишиться лише упакувати товар та надіслати його клієнту.

Які процеси можна автоматизувати

Доручити алгоритмам можна будь-який бізнес-процес. Найпростіше автоматизувати типові операції:

  • обробку угод;
  • СМС- та email-розсилки;
  • документообіг;
  • бухгалтерський та складський облік;
  • проведення платежів.

Наша порада — розпочинати автоматизацію саме з них. На кожен типовий процес є готові хмарні рішення, які можна впроваджувати самотужки чи силами невеликої команди інтеграторів. Це зручно для невеликих компаній.

Складніші операції — на зразок процесів управління виробництвом, якістю продукції та персоналом — теж можна автоматизувати. Але це підходить швидше для середнього та великого бізнесу. Потрібні складні системи, штат розробників та серйозний бюджет.

Кому потрібна автоматизація

Автоматизувати процеси можна у бізнесі будь-якого розміру, але складна автоматизація потрібна не всім. Для початку потрібно визначитися з процесами, які хочеться «поставити на рейки», та порахувати кількість часу, яку витрачають співробітники на їхнє виконання вручну. Тому потрібно зрозуміти, наскільки доцільною буде їхня автоматизація.

Малому бізнесу краще обійтись типовими рішеннями та не вкладати мільйони в індивідуальні проекти. Майже в кожній програмі хмар є пробний період або безплатний тариф з базовою функціональністю. Можна протестувати і зрозуміти, чи підходить ця програма для ваших завдань чи ні.

Припустимо, раніше до компанії надходило 10 заявок на день. Менеджер обробляв їх протягом 3 годин, а решту часу витрачав на підготовку документів, комунікацію з постачальниками та іншу рутину.

Зараз на день надходить 50 заявок — менеджеру не вистачає цілого дня, щоб їх розгребти. Що робити? Ви можете найняти другого менеджера або автоматизувати обробку заявок за допомогою CRM. Якщо потік заявок продовжить зростати, краще зробити те й інше.

Великі компанії найчастіше автоматизують не окремі, а одразу всі свої процеси. В результаті вони одержують єдину систему. Це дорого, але ефективність бізнесу при цьому помітно зростає.

Щоб це реалізувати, потрібно розробляти індивідуальні проекти, використовувати складні програми, глибоко занурюватися у процеси та розбирати всю бізнес-модель компанії на молекули. Без автоматизації великого бізнесу складно масштабуватись.

Коли автоматизація точно не потрібна?

Ось п’ять випадків, коли автоматизацію процесів краще відкласти на потім:

  • бізнес перебуває у стадії запуску;
  • компанія працює з постійними замовниками та не залучає нових;
  • оборот компанії – до 500 тис. грн на місяць;
  • бізнес-процеси компанії не налагоджені та часто змінюються;
  • витрати автоматизацію вище очевидної грошової вигоди.

Хто займається автоматизацією для бізнесу

Будь-які типові рішення типу CRM-системи або сервісу розсилок можна налаштувати самостійно. Але для цього потрібно в них розбиратися: читати інструкції, будувати воронки, розробляти документацію та навчати співробітників. Найчастіше підприємці не хочуть витрачати на це свої ресурси та запрошують підрядників.

Зазвичай автоматизацією займаються інтегратори. Це група експертів, яка бере на себе впровадження програм у бізнес та їх налагодження. Вони моделюють процеси, підбирають, налаштовують та допрацьовують програмні рішення під запити компанії.

Можна знайти їх заздалегідь і тоді підбирати рішення для автоматизації буде сам підрядник. Або спочатку вибрати рішення, а потім запросити інтеграторів.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: